Antecedentes
La empresa familiar de la familia Harper* es una empresa de cuarta generación, especializada en productos agrícolas sostenibles. Con más de 75 partes interesadas de familia activas, distribuidas en tres continentes y varias generaciones, la empresa familiar está gobernada por una junta directiva y varios comités. Estas partes interesadas varían enormemente en su familiaridad con la tecnología: desde miembros de la Generación Z expertos en tecnología, hasta miembros mayores que prefieren métodos tradicionales de comunicación.
The Preocupaciones
La familia Harper enfrentó importantes desafíos para gestionar su comunicación y participación entre las partes interesadas. Los principales puntos difíciles incluyeron:
- Comunicación Fragmentada: Las partes interesadas confiaban en una mezcla de correos electrónicos, llamadas telefónicas, cartas impresas y grupos informales de mensajería, lo que dificultaba el seguimiento de discusiones y decisiones.
- Sobrecarga de Información: Muchos miembros de la familia se sentían abrumados por un exceso de comunicación, mientras que otros quedaban fuera de actualizaciones críticas.
- Preferencias Diferentes: La brecha generacional significaba que algunas partes interesadas preferían comunicación instantánea y digital, mientras que otros preferían actualizaciones menos frecuentes.
- Acceso Limitado a Documentos: Documentos importantes, como informes financieros y actas de reuniones, estaban dispersos en varias plataformas, causando confusión e ineficiencia.
- Desafíos de Participación: Los miembros más jóvenes de la familia se sentían desconectados del negocio, y los mayores luchaban por participar de manera significativa debido a métodos desactualizados.
La Solución: Implementación de la Plataforma Digital Trusted Family 2.0
Reconociendo estos desafíos, la familia Harper buscó una solución centralizada, que pudiera optimizar la comunicación respetando las preferencias individuales. Después de consultar con asesores externos, decidieron implementar Trusted Family 2.0, una plataforma digital diseñada específicamente para empresas familiares y family offices.
Razones clave para elegir esta plataforma:
- Preferencias de Notificación Personalizables: Cada parte interesada pudo personalizar cómo y cuándo recibir actualizaciones, ya sea por correo electrónico, notificaciones de la aplicación o resúmenes programados.
- Comunicación Centralizada: La plataforma consolidó todas las conversaciones, anuncios y documentos en un solo lugar accesible.
- Seguridad Mejorada: Funciones como las bóvedas privadas permitieron almacenar información confidencial de manera segura y compartirla con personas específicas.
- Características Interactivas: Las publicaciones se pudieron comentar o “aprobar” con un “me gusta”, fomentando una mayor interacción y participación.
- Controles de Acceso: La capacidad de establecer niveles de acceso garantizó que las partes interesadas sólo vieran la información relevante para su rol en el negocio.
La Transformación
Después de seis meses de usar Trusted Family 2.0, la familia Harper experimentó mejoras significativas:
- Comunicación Optimizada: Todas las actualizaciones, los anuncios y las discusiones se canalizaron a través de TF 2.0, facilitando que las partes interesadas se mantuvieran informadas.
- Mejor Transparencia y Acceso: El almacenamiento centralizado de documentos eliminó la confusión que causaban los archivos dispersos. Las partes interesadas pudieron encontrar lo que necesitaban, bajo demanda.
- Interacciones Mejoradas: Los miembros más jóvenes de la familia se involucraron más, usando las características sociales para compartir ideas y colaborar con otros miembros.
- Experiencias Personalizadas: Las notificaciones personalizables significaron que cada parte interesada recibiera actualizaciones en su formato preferido, reduciendo la frustración y mejorando la participación.
- Gobernanza Eficiente: Los comités y juntas pudieron compartir y revisar materiales de manera eficiente, acelerando los procesos de toma de decisiones.
Conclusión:
La implementación de Trusted Family 2.0 permitió a los Harper fortalecer sus lazos familiares y mejorar sus operaciones comerciales. La plataforma se convirtió en una única fuente de verdad para la comunicación y los documentos, fomentando un sentido de unidad a lo largo de generaciones.
*Los nombres y detalles en este estudio de caso son completamente ficticios y se usan solamente con fines ilustrativos. Cualquier parecido con familias, empresas o personas reales es pura coincidencia e involuntario.
