Family Office

Antecedentes

El negocio de familia Sanderson*, un fabricante con un siglo de antigüedad, estableció recientemente el Family Office Sanderson (SFO/OFS), para supervisar la gestión de la riqueza, la filantropía y el apoyo continuo a los miembros de la familia. Sin embargo, el family office enfrentó desafíos significativos en la gestión de comunicaciones y el intercambio de información.

Las Preocupaciones

Descubrieron rápidamente que estaban manejando diversas necesidades de las partes interesadas. Algunos de ellos eran accionistas que requerían actualizaciones periódicas sobre distribuciones y desempeño financiero. Otros veían al family office como una forma de mantenerse conectados con los miembros de la familia, y preferían comunicación informal y eventos sociales. También había un grupo que valoraba el negocio de familia, pero tenía otras prioridades en su vida, por lo que sólo deseaban recibir actualizaciones ocasionales y acceso fácil a la información necesaria cuando les fuera conveniente.

El personal, limitado en número, tenía mucho que gestionar, desde informes financieros hasta planificación de eventos, preparación de informes y documentos de reuniones, además de coordinar los horarios de los miembros de la familia para reuniones importantes. La comunicación estaba fragmentada entre múltiples herramientas, se perdía información importante, y cada miembro de la familia esperaba distintos niveles de alcance y accesibilidad. Algunas comunicaciones estaban en correos electrónicos, otras adjuntas a invitaciones de calendario, y otras más en chats privados o mensajes de texto.

La Solución: Implementar Trusted Family 2.0

Después de revisar varias opciones, la SFO decidió implementar un centro digital. Eligieron la plataforma Trusted Family (TF 2.0) porque podía adaptarse a las necesidades de su family office y ofrecía herramientas para comunicación, intercambio de documentos y gestión de eventos.

Cómo Trusted Family 2.0 Abordó sus Preocupaciones

Características Clave del Sistema Operativo Trusted Family (TF 2.0):

1. Gestión Segura de Documentos y Bóvedas: Estaban preocupados por el envío de informes financieros seguros y comunicaciones confidenciales, a través de correos electrónicos u otros canales, sin encriptación de extremo a extremo. TF 2.0 abordó estas necesidades de seguridad con su robusto Sistema de Bóvedas, que permitió al personal del family office (SFO) almacenar archivos sensibles de manera segura, gestionar niveles de acceso y compartir documentos fácilmente con las partes interesadas adecuadas. Además, la plataforma ofrece la capacidad de solicitar firmas digitales, simplificando las aprobaciones de documentos críticos.
2. Comunicación Centralizada: Una vez implementado TF 2.0, todos sabían dónde sucedería la comunicación. Ya no era necesario buscar en múltiples herramientas para encontrar el documento o la conversación correcta, y las partes interesadas podían personalizar sus notificaciones según sus necesidades y nivel de interés.
3. Planificación de Eventos y Gestión de Confirmaciones (RSVP): A través de TF 2.0, la planificación de eventos se volvió mucho más sencilla. El personal de la SFO pudo crear y agregar detalles a eventos dentro de la plataforma y gestionar todas las invitaciones, confirmaciones de asistencia (RSVP), notificaciones y encuestas, en el mismo sistema. Esto ayudó a optimizar los procesos, evitando usar diferentes herramientas para tareas relacionadas.

Proceso de Implementación:

1. Compromiso de las Partes Interesadas:
   • Identificar las necesidades y las preferencias de las partes interesadas
   • Discutir los puntos críticos actuales y cómo el centro digital aborda las preocupaciones
   • Delinear las eficiencias que verá la SFO con el uso de la plataforma
2. Personalización y Capacitación:
   • Con la ayuda de Client Success, construir una plataforma personalizada
     • adaptada a las necesidades únicas de la familia Sanderson
     • que incorpore la identidad de marca de la familia Sanderson
     • diseñada para reflejar la estructura de gobernanza de la familia Sanderson
   • Incorporación del Personal y las Partes Interesadas a través de:
     • Evento de lanzamiento presencial o virtual
     • Vídeos de capacitación
     • Centro de ayuda
     • Acceso a un gerente de éxito del clientes dedicado
3. Implementación en Fases: La familia Sanderson introdujo varias funciones en fases, según las necesidades más urgentes. La implementación segmentada permitió a la SFO acostumbrarse completamente a cada función de la plataforma y familiarizar mejor a los miembros de la familia con su uso.
   

Los Resultados

Después de implementar TF 2.0, el Family Office Sanderson pudo optimizar muchas de sus tareas administrativas, y dedicar más tiempo a iniciativas estratégicas y a la interacción con las partes interesadas. La mayoría de las partes interesadas encontraron la plataforma fácil de manejar, y disfrutaron del acceso a demanda y las notificaciones personalizadas que mejor se ajustaban a sus preferencias individuales.

En general, la familia se sintió más conectada con el Family Office, con la información empresarial y entre ellos mismos. Saber que podían acceder a la información cuando lo necesitaran ayudó a las partes interesadas a sentir confianza en las decisiones que se tomaban y en su capacidad para expresar sus opiniones.

Conclusión:‍

Al implementar TF 2.0, el Family Office Sanderson transformó sus operaciones fomentando una mejor comunicación, eficiencia y unidad familiar. La plataforma se convirtió en una herramienta esencial para gestionar la complejidad de una empresa familiar multigeneracional, estableciendo una base sólida para el éxito continuo.

_{*Los nombres y detalles en este estudio de caso son completamente ficticios y se usan solamente con fines ilustrativos. Cualquier parecido con familias, empresas o personas reales es pura coincidencia e involuntario.}