Antecedentes
La familia Harrison* es propietaria de una empresa de fabricación de cuarta generación llamada Harrison Industries, que ha crecido de manera constante, durante décadas. Con 25 miembros de la familia involucrados activamente en la toma de decisiones y una junta de asesores externos, la familia enfrenta el doble desafío de mantener la transparencia para los miembros de la familia, mientras asegura las comunicaciones entre todas las partes. Frecuentemente, comparten información sensible, como informes financieros, planes estratégicos y actas de reuniones entre miembros de la familia, accionistas y la Junta.
Históricamente, sus prácticas de comunicación han sido bastante informales. Se utilizan extensamente correos electrónicos y mensajes de texto para compartir información confidencial, y los documentos en papel se almacenan en archivos físicos. A medida que el almacenamiento digital se volvió más común, los archivos se subieron a varios servicios en la nube, pero con frecuencia sin la supervisión y orientación adecuadas. Estas prácticas dejaron a los Harrison vulnerables a brechas de datos, mala comunicación y una gestión deficiente de los registros.
Las Preocupaciones
- Riesgos de Seguridad en la Comunicación: La información sensible compartida por correo electrónico y mensajes de texto estaba en riesgo de ser interceptada, sufrir ataques de phishing y fugas accidentales.
- Falta de Almacenamiento Centralizado: Los documentos estaban dispersos en correos electrónicos, dispositivos personales y cuentas de nube no reguladas, lo que dificultaba encontrar y acceder a los registros, y garantizar su preservación a largo plazo.
- Cumplimiento y Gobernanza: A medida que el negocio crecía, también lo hacían los requisitos regulatorios para la documentación y las comunicaciones seguras. Cumplir con estos estándares se volvió cada vez más complejo.
- Recuperación ante Desastres: La familia carecía de copias de seguridad confiables y temía perder documentos históricos críticos.
La Solución: Implementar Trusted Family 2.0
Después de evaluar varias plataformas, los Harrison eligieron Trusted Family 2.0, una plataforma digital segura y sistema operativo diseñado específicamente para empresas familiares. La plataforma ofrecía un conjunto de funciones adaptadas a sus necesidades, permitiéndoles abordar todas sus preocupaciones en una solución integrada.
Cómo Trusted Family 2.0 Abordó sus Preocupaciones
1. Seguridad Mejorada para las Comunicaciones:
- Encriptación de Extremo a Extremo: Trusted Family 2.0 asegura que todos los mensajes, documentos y datos compartidos en la plataforma estén encriptados de extremo a extremo, previniendo accesos no autorizados.
- Autenticación Segura: La autenticación multifactorial y los permisos con base en roles garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a información específica.
2. Almacenamiento Digital Centralizado:
- Repositorio Unificado de Documentos: Trusted Family 2.0 proporciona el espacio y la estructura para almacenar todos los documentos, desde actas de reuniones hasta informes financieros, en un lugar seguro.
- Control de Acceso: Los permisos pueden personalizarse para individuos o grupos, asegurando que los documentos sensibles sólo sean visibles para las partes interesadas del caso.
3. Gobernanza y Cumplimiento Mejorados:
- Herramientas de Gobernanza: Plantillas integradas para agendas de reuniones, procesos de votación y resoluciones que optimizan el cumplimiento de los requisitos regulatorios.
4. Copias de Seguridad Confiables y Recuperación ante Desastres:
- Redundancia en la Nube: Trusted Family 2.0 proporciona copias de seguridad automáticas y soluciones de recuperación ante desastres, asegurando que los documentos críticos nunca se pierdan.
Los resultados
Después de implementar Trusted Family 2.0, Harrison Industries transformó la forma en que gestionaban sus comunicaciones y documentación. La familia reportó varios beneficios clave:
- Colaboración Eficiente: Una plataforma centralizada eliminó la confusión de comunicaciones dispersas, permitiendo a la familia enfocarse en decisiones estratégicas.
- Legado Preservado: Los documentos históricos fueron digitalizados y almacenados de manera segura, protegiendo el legado de la familia para futuras generaciones.
- Preparación para el Futuro: La escalabilidad de la plataforma asegura que pueda evolucionar junto con el negocio, enfrentando nuevos desafíos a medida que surjan.
Conclusión:
Para los Harrison, Trusted Family 2.0 fue más que una herramienta: se convirtió en la columna vertebral de sus operaciones. Al abordar sus preocupaciones con una plataforma digital integral y fácil de usar, la familia aseguró que su negocio pudiera prosperar, mientras mantenían la confidencialidad de sus comunicaciones y registros históricos. Trusted Family 2.0 no sólo cumplió con sus necesidades inmediatas, sino que también se convirtió en la base para un futuro sostenible y seguro.
*Los nombres y detalles en este estudio de caso son completamente ficticios y se usan solamente con fines ilustrativos. Cualquier parecido con familias, empresas o personas reales es pura coincidencia e involuntario.
